Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Viaalink, Houtveldweg 664, 1507 ES Zaandam, Nederland (KvK 96724587) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hier staan. Vragen en verzoeken: info@viaalink.com. Meer over ons in het colofon.

Deze verklaring gaat over viaalink.com, je Viaalink-account, aankopen, en wat een Viaalink Relay of de Viaalink CLI naar viaalink.com stuurt. Een Relay die je zelf draait is van jou: wat erdoorheen gaat, de bezoekers en de logs blijven op je eigen machine en komen nooit bij ons.

De site bezoeken

• Serverlogs. De webservers van onze hostingprovider zien je IP-adres, de pagina die je opvraagt en de user agent van je browser, zoals elke webserver. De site zelf schrijft bezoeken niet in zijn database.
• Bezoekstatistiek. Als we bezoeken tellen, gebruiken we Umami, dat we op onze eigen server draaien. Het zet geen cookies, bewaart geen IP-adressen en negeert wat in een adres na ? en # staat.
• Cookies. We zetten geen tracking- of advertentiecookies. We gebruiken:
  • __Host-vl_session: pas nadat je inlogt, om je ingelogd te houden. Hij vervalt na 30 dagen zonder bezoek en uiterlijk 90 dagen nadat je inlogde.
  • vl_entrances: zolang we twee versies van de startpagina testen, onthoudt hij welke je zag (de waarde b of cards, verder niets), tot 180 dagen, zodat de pagina niet per bezoek wisselt.
• Thema. Je keuze voor licht of donker staat alleen in je eigen browser.

Je account en inloggen

Je logt in met je e-mailadres. We bewaren:

• je e-mailadres, wanneer het account is gemaakt en wanneer je voor het laatst inlogde;
• per inlogmail: een hash van de link en van de code (nooit de link of code zelf), wanneer hij is verstuurd en gebruikt, en een gesleutelde hash van het IP-adres waarvandaan hij is aangevraagd. Een inlogmail werkt 15 minuten;
• per ingelogde browser: een hash van de sessie-id, de user agent van je browser, en wanneer de sessie begon en voor het laatst gebruikt werd, zodat je je sessies op je accountpagina kunt zien en beëindigen;
• een logboek van accounthandelingen (bijvoorbeeld inloggen, uitloggen, account verwijderen) met een gesleutelde hash van het IP-adres;
• kortlevende tellers per adreshash en per e-mailadres die misbruik zoals massaal inlogverzoeken tegenhouden.

Verwijder je je account, dan worden je inloglinks en sessies verwijderd en wordt je e-mailadres overal waar het jou aanwijst vervangen door een betekenisloze code. Wat we voor de belasting moeten bewaren blijft staan (zie Aankopen).

Aankopen

Koop je een licentie, dan bewaren we je bestelling: het e-mailadres van je account, je naam, het land dat je op het bestelformulier kiest, en eventueel bedrijf, btw-nummer en factuuradres, het abonnement, de prijs, de status van de bestelling, welke versie van de verkoopvoorwaarden je hebt aanvaard en wanneer je ermee instemde dat de levering meteen begint (waardoor je je herroepingsrecht verliest, zie de voorwaarden). Mollie B.V. (Amsterdam) verwerkt de betaling. We sturen Mollie je naam, e-mailadres en het bedrag; je betaalt op de eigen pagina van Mollie. Van Mollie ontvangen en bewaren we de status van de betaling, de betaalmethode en hooguit de laatste vier tekens van de rekening of kaart. Je volledige kaart- of bankgegevens zien we nooit. Mollie is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen verwerking, zoals beschreven in de privacyverklaring van Mollie.

Elke betaalde betaling krijgt een genummerde factuur met een kopie van je bestelgegevens op dat moment.

Bestellingen, betalingen en facturen bewaren we 7 jaar na het einde van het jaar waartoe ze horen, omdat de Nederlandse belastingwet dat eist (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen), ook nadat je je account verwijdert.

Licenties en wat een Relay stuurt

Een Relay controleert zijn licentie op je eigen machine. Hij stuurt ons niets totdat je een licentie activeert of er met een Viaalink-account op inlogt, en hij activeert nooit uit zichzelf. Hij neemt alleen contact op met viaalink.com, altijd via HTTPS:

• om een licentie te activeren, met een activeringscode of zonder code in je browser;
• om een instance toe te voegen aan een installatie met een koppelcode;
• om in te checken: zodra een licentie is geactiveerd, Free of betaald, vanaf de dag van uitgifte ongeveer eens per dag (elke 24 uur plus een willekeurige vertraging van hooguit 2 uur; de eerste keer tot 10 minuten nadat de Relay start; na een mislukte poging probeert hij het na 1 uur opnieuw, dan na 2, 4 enzovoort, tot eens per dag). Is er een nieuw licentiebestand nodig, dan sturen we dat terug; is de licentie gedeactiveerd of afgelopen, dan melden we dat;
• als iemand inlogt op zijn setuppagina met een Viaalink-account; en
• om de lijst te sturen van accounts die op hem zijn ingelogd, elk met zijn Viaalink-accountidentifier en zijn rol (eigenaar, beheerder of kijker), telkens als die lijst verandert en daarnaast ongeveer eens per dag, zodat zij de Relay in hun account zien.

Wat we van deze verzoeken ontvangen en bewaren:

• de activeringscode of koppelcode (van de activeringscode bewaren we alleen een hash);
• de publieke sleutel die de Relay voor zichzelf maakte: we bewaren de sleutel zelf, om de Relay te herkennen en zijn latere verzoeken te controleren, en een hash ervan, die de identifier van de Relay bij viaalink.com is;
• een hash van de identifier van de machine, nooit de identifier zelf;
• de domeinnaam van je Relay, als je die hebt ingesteld: bij de licentie bewaren we er alleen een hash van; activeer je in je browser of log je in op de setuppagina, dan bewaren we de naam zelf bij dat verzoek, en deze verzoeken worden verwijderd door onze geplande opschoning (zie de tabel hieronder);
• het platform (Linux, Docker, macOS of Windows), de versie van de Relay en het aantal verbonden apparaten op dat moment;
• de hostnaam van de machine, als je in je browser activeert of op de setuppagina inlogt, zodat je de Relay op viaalink.com herkent (bewaard bij het verzoek; een inlog op de setuppagina bewaart hem als label);
• wanneer hij geactiveerd is en wanneer hij voor het laatst contact had, en de naam die je de installatie op je accountpagina geeft;
• bij inloggen op de setuppagina: het Viaalink-account, de Relay, waarvoor werd ingelogd en wanneer; bij de lijst van ingelogde accounts: de rol van elk account op de Relay.

Zoals elke webserver ziet de onze het IP-adres van het verzoek; we gebruiken een gesleutelde hash ervan om verzoeken per adres te beperken en bewaren het adres niet bij je licentie.

Een Relay stuurt ons nooit zijn gepubliceerde adressen, bezoekers, verkeer of logs. De setuppagina van de Relay toont wat activeren en de dagelijkse check-in versturen, en artikel 8 van de licentieovereenkomst van de Relay noemt elk geval.

We gebruiken deze gegevens om licenties uit te geven, te koppelen, te verlengen en te beschermen, om te zien welke installaties draaien en op welke versie, om misbruik van het Free-abonnement tegen te gaan, om een Relay te tonen aan de mensen die hem beheren, en om je te helpen als je om support vraagt. Verwijder je je account, dan blijft een betaalde licentie werken tot de einddatum zonder koppeling aan je e-mailadres; een Free-licentie wordt beëindigd.

Viaalink CLI en Relay-beheerders

• via login. Log je de Viaalink CLI in op je account, dan stuurt de CLI ons de naam van je computer (de hostnaam, bijvoorbeeld kelvin-laptop) en het versienummer van de CLI. Die twee bewaren we, met hashes van de toegangs- en vernieuwingstokens (nooit de tokens zelf) en wanneer de inlog is gemaakt en voor het laatst gebruikt. Verder ontvangen en bewaren we niets van je computer: geen logs, geen commando’s, geen bestanden en geen uitvoer. Je ziet deze inlogs op je accountpagina en kunt ze daar beëindigen.
• Relay-beheerders. Log je met je Viaalink-account in op de beheerpagina’s van een Relay, dan bewaren we de identifier van de Relay, je rol erop en wanneer je inlogde.
• Uitnodigingen voor beheerders. Nodigt de eigenaar van een Relay iemand per e-mail uit, dan bewaren we het uitgenodigde adres, de rol, de taal en wanneer de uitnodiging is verstuurd, en sturen we één uitnodigingsmail. Daarin staat een link om alle volgende uitnodigingen aan dat adres te stoppen; het adres staat dan op een niet-mailen-lijst.

Contactformulier en testers

• Contactformulier: je naam, e-mailadres, onderwerp, eventueel je bedrijf en je bericht. We mailen het naar onze eigen mailbox, sturen jou een kopie, en bewaren het 2 jaar om je te antwoorden en op te volgen.
• Testers: je naam, e-mailadres, de apparaten en producten die je wilt testen en je eventuele toelichting, zodat we je voor tests kunnen uitnodigen, tot 2 jaar na je laatste wijziging.

Je kunt ons altijd vragen deze te verwijderen.

E-mail

We sturen mail vanaf info@viaalink.com via Hostinger. Per mail bewaren we de ontvanger, het doel, wanneer hij is verstuurd en of hij bij Hostinger is afgeleverd, nooit de inloglink of code; hoe lang hangt af van het soort mail (zie hieronder). Hostingers kopie van een verstuurde mail gaat meteen naar de prullenbak, en Hostinger leegt de prullenbak na 30 dagen.

Wie gegevens voor ons verwerkt

• Hostinger host viaalink.com, de database en onze mailbox, in de Europese Unie.
• Mollie B.V. verwerkt betalingen (zie Aankopen).

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertenties. We bewaren de gegevens die hier staan in de Europese Unie.

Waarom we deze gegevens mogen gebruiken

• Om te leveren wat je vroeg (je account, een aankoop, een licentie, een antwoord): de overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Om de belastingadministratie te bewaren: een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
• Om de site en licenties te beveiligen, misbruik tegen te gaan en te zien hoe de Relay gebruikt wordt: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Daartegen kun je bezwaar maken.

Hoe lang we gegevens bewaren

Gegevens	Hoe lang
Bestellingen, betalingen en facturen (met de afstandsverklaring en de voorwaardenversie op de bestelling)	7 jaar na het einde van het jaar waartoe ze horen (belastingwet)
Je account (e-mailadres, inlogdata)	tot je het verwijdert; daarna blijft alleen een betekenisloze code over, gekoppeld aan wat we moeten bewaren
Inlogmails (hashes van link en code)	verwijderd zodra ze verlopen zijn, uiterlijk als de volgende inlogmail wordt aangevraagd
Ingelogde browsersessies	hooguit 90 dagen (30 dagen zonder bezoek); verwijderd door onze geplande opschoning. Totdat die opschoning draait, kunnen ze langer bewaard blijven
Verzoektellers tegen misbruik	een korte periode; verwijderd door onze geplande opschoning. Totdat die opschoning draait, kunnen ze langer bewaard blijven
Audittrail van je account (met een gesleutelde IP-hash)	2 jaar
Licentie- en installatiegegevens van een Relay	zolang de licentie bestaat, en bij een betaalde licentie samen met de aankoopgegevens
Verzoeken voor activeren in de browser en inloggen op de setuppagina (met de hostnaam en de domeinnaam), en CLI-inlogcodes (de kortlevende code die je in de browser bevestigt, met de naam van je computer)	kortlevend; verwijderd door onze geplande opschoning. Totdat die opschoning draait, kunnen ze langer bewaard blijven
CLI-sessies (via login)	tot je je account verwijdert (een beëindigde sessie blijft tot dan zichtbaar); daarna beëindigd en losgemaakt van je e-mailadres
Inloggen op een Relay en de accountlijst van een Relay	zolang de Relay het account op zijn lijst heeft; verwijder je je account, dan ga je van elke lijst af en worden je inlogs losgemaakt van je e-mailadres
Uitnodigingen voor Relay-beheer (het uitgenodigde adres)	1 jaar
Adressen die geen uitnodigingen meer willen	tot die persoon ons vraagt de blokkade op te heffen
Mailregistratie: inlogmails	90 dagen
Mailregistratie: aankoop- en verlengingsmails	7 jaar, als bewijs dat de bevestiging is verstuurd
Mailregistratie: andere mails	2 jaar
Berichten via het contactformulier	2 jaar, of eerder als je dat vraagt
Aanmeldingen als tester	2 jaar na je laatste wijziging, of eerder als je dat vraagt of je afmeldt

Langer bewaren we gegevens alleen als de wet dat eist, of om een geschil af te handelen dat is ontstaan.

Als er iets misgaat met je gegevens

Lekken persoonsgegevens die we bewaren uit of raken ze kwijt, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokkenen waar de wet (artikel 33 en 34 AVG) dat eist, en we nemen de oorzaak weg.

Je rechten

Je kunt ons vragen om een kopie van je gegevens, om ze te verbeteren of te verwijderen, om het gebruik te beperken, om bezwaar te maken tegen het gebruik, en om ze te krijgen in een vorm die je elders kunt gebruiken. Mail info@viaalink.com; we antwoorden binnen een maand. Je account kun je zelf op je accountpagina verwijderen. Vind je dat we verkeerd met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan publiceren we een nieuwe versie met een nieuwe datum. Eerdere versies blijven op hun eigen adres leesbaar.